Zasady prowadzenia ksiąg przychodów i rozchodów

Księga przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR) jest najpopularniejszym sposobem prowadzenia ewidencji księgowej wśród małych przedsiębiorców. Jest to dokument (uzupełniany w formie papierowej lub elektronicznej), w którym zapisuje się wszystkie przychody osiągnięte w ramach prowadzenia działalności oraz powiązane z nią koszty.

Na ich podstawie wylicza się następnie zobowiązanie podatkowe. Prowadzenie księgi podatkowej jest obowiązkowe dla osób fizycznych, które prowadzą działalność gospodarczą, a także dla zakładanych przez nie spółek jawnych, cywilnych i partnerskich, jeśli ich przychody netto za poprzedni rok rozliczeniowy nie przekroczyły 2 000 000 euro w przeliczeniu na polską walutę według kursu NBP z pierwszego dnia roboczego w październiku tego roku (w 2021 roku limit ten wynosi 9 030 600 zł). Nawet jednorazowy przychód powyżej tej kwoty może zaowocować koniecznością prowadzenia pełnej księgowości do końca danego roku rozliczeniowego. 

Oczywiście, nie jest wymagane samodzielne prowadzenie księgi przychodów i rozchodów. Bardzo wielu przedsiębiorców decyduje się na powierzenie tego obowiązku spółce oferującej usługi księgowe. Nasze biuro jest w stanie zapewnić obsługę księgową najwyższej jakości, wspartą odpowiednimi kompetencjami oraz fachową wiedzą. 

Co powinna zawierać księga przychodów i rozchodów? 

Księga przychodów i rozchodów obejmuje wszystkie koszty i przychody związane z prowadzoną działalnością. Oznacza to, że należy w niej umieścić nie tylko wszystkie zapłaty klientów oraz kwoty przeznaczone zakup towarów i niezbędnych zasobów, ale również pensje pracowników, koszty ich szkoleń, opłaty związane z wynajmem i eksploatacją siedziby firmy oraz wiele innych wydatków. Normą jest również ujmowanie w niej wartości przeprowadzanych na koniec i początek roku remanentów, które nie mają jednak wpływu na wysokość podstawy podatkowej. 

Księga przychodów i rozchodów składa się z siedemnastu kolumn, z których wszystkie mają konkretne przeznaczenie. Poniżej opisana jest zawartość każdej z nich: 

1. Liczba porządkowa kolejnych wpisów. 
2. Data księgowania wydatku lub przychodu. 
3. Numer dowodu zapłaty lub otrzymania należności (najczęściej jest to faktura lub zestawienie faktur). 
4. Nazwy lub imiona i nazwiska kontrahentów. 
5. Adresy kontrahentów. 
6. Informacja na temat rodzaju transakcji – zapis, czy jej przedmiotem był wydatek, czy przychód, a także krótki opis, np. „zapłata za naprawę pralki”. 
7. Dokładna kwota. 
8. Wszystkie pozostałe przychody, np. dotacje. 
9. Suma wartości z kolumn 7 oraz 8. 
10. Cena zakupionych materiałów oraz towarów handlowych. 
11. Koszty uboczne związane z powyższym zakupem, np. cena transportu. 
12. Wartość wynagrodzeń wypłaconych pracownikom. 
13. Wszystkie pozostałe koszty, np. związane z wynajmem lokalu. 
14. Suma wartości z kolumn 12 oraz 13. 
15. To domyślnie wolna kolumna, do której można wpisać wartości niepasujące do pozostałych kolumn, na przykład wartość remanentów. 
16. Koszty działalności badawczo-rozwojowej. 
17. Uwagi – miejsce na notatki oraz adnotacje. 

Należy pamiętać, że księgę przychodów i rozchodów należy prowadzić na podstawie posiadanych dokumentów, a na koniec każdego miesiąca dokonywać podsumowania danej kolumny oraz wyliczenie na jej podstawie kwoty zobowiązania podatkowego.