Comarch OCR & KSeF

Program OCR do faktur – automatyczne odczytywanie dokumentów

Usługa OCR to narzędzie umożliwiające automatyczne rozpoznawanie tekstu z dokumentów zapisanych w formatach takich jak PDF, JPG, JPEG, TIFF czy PNG. Dzięki technologii optycznego odczytu znaków system potrafi identyfikować kluczowe dane z faktur, m.in. NIP kontrahenta, kwoty netto i brutto, kwoty VAT, numer dokumentu czy numer rachunku bankowego, a następnie przenieść je bezpośrednio do odpowiednich rejestrów w systemie księgowym.

Największą zaletą wdrożenia OCR w firmie jest ogromna oszczędność czasu. Pracownicy nie muszą już ręcznie przepisywać danych z papierowych dokumentów – żmudne i czasochłonne czynności są wykonywane automatycznie. System eliminuje błędy, przyspiesza obieg dokumentów i pozwala skupić się na zadaniach wymagających analizy lub kontroli, zamiast na przepisywaniu danych.

OCR działa bezpośrednio w środowisku ERP, dzięki czemu nie ma potrzeby instalowania dodatkowych aplikacji czy przeprowadzania skomplikowanej integracji. Aby uruchomić usługę, wystarczy kliknąć ikonę w programie i wybrać odpowiedni pakiet abonamentowy dopasowany do potrzeb firmy.

Automatyczne wprowadzanie faktur do systemu

Usługa potrafi rozpoznać wiele kluczowych informacji, w tym również z dokumentów wielostronicowych. Odczytywane są m.in.:

• numer NIP sprzedawcy i nabywcy (z automatyczną weryfikacją w bazie GUS),
• numer faktury,
• daty: wystawienia i sprzedaży,
• forma płatności i termin płatności,
• stawki VAT oraz powiązane kwoty,
• numer rachunku bankowego.

Po przetworzeniu danych system automatycznie dodaje dokument do odpowiedniego rejestru VAT (zakupu lub sprzedaży).

Sprawdzone rozwiązanie dla firm i biur rachunkowych

OCR to narzędzie o potwierdzonej skuteczności – w testach przetworzono ponad 375 tysięcy faktur, osiągając skuteczność odczytu na poziomie około 85%. To rozwiązanie, które sprawdza się zarówno w dużych przedsiębiorstwach, jak i w biurach księgowych obsługujących wielu klientów.

Działanie OCR bezpośrednio w systemie ERP

Usługa jest dostępna bezpośrednio w programie księgowym, bez konieczności logowania się do zewnętrznych aplikacji. Użytkownik widzi w systemie dodatkową ikonę i może rozpocząć pracę z OCR jednym kliknięciem.

Elastyczne pakiety abonamentowe

Usługa dostępna jest w kilku wariantach – małe, średnie i duże firmy mogą wybrać pakiet odpowiadający ich zapotrzebowaniu na liczbę przetwarzanych faktur. Cennik dopasowany jest do realnych potrzeb biznesowych.

Możliwość testów za darmo

Użytkownicy nowszych wersji systemów ERP mogą skorzystać z pakietów testowych, które pozwalają przetestować OCR w praktyce – od 20 do 50 darmowych faktur miesięcznie, w zależności od wersji programu.

Jak działa OCR przy przetwarzaniu faktur?

System wykorzystuje autorskie algorytmy oraz elementy sztucznej inteligencji. Proces działania wygląda następująco:

1. Użytkownik skanuje fakturę lub wykonuje jej zdjęcie.

2. Plik zostaje przesłany do usługi OCR, która analizuje go i wyodrębnia kluczowe dane.

3. Dane trafiają do systemu ERP, gdzie można je zweryfikować.

4. Po zatwierdzeniu dokument zostaje zapisany i może być zaksięgowany lub zarchiwizowany.

OCR znacząco przyspiesza pracę działów księgowych, poprawia jakość danych oraz redukuje liczbę błędów powstających podczas ręcznego wprowadzania dokumentów.