Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów

Moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów – nowoczesne zarządzanie dokumentacją firmy

Moduł Obieg Dokumentów znacząco usprawnia przechowywanie, porządkowanie i udostępnianie dokumentów w firmie. Pozwala tworzyć własne procesy obiegu, nadawać uprawnienia operatorom oraz archiwizować pliki w postaci elektronicznej, co ułatwia bieżące zarządzanie firmową dokumentacją i usprawnia pracę działów administracyjnych, księgowych oraz biur rachunkowych.

Najważniejsze funkcje modułu Obieg Dokumentów:

1. Archiwizacja dokumentów w formie plików
• możliwość zapisu dokumentów bezpośrednio w bazie danych,
• rejestracja plików poprzez wskazanie ścieżki dostępu do dokumentu na dysku,
• obsługa plików przechowywanych w chmurze iBard,
• współpraca ze skanerami – dokument może zostać zapisany w systemie bezpośrednio po zeskanowaniu.

2. Organizacja dokumentów i katalogów
• tworzenie katalogów i przypisywanie do nich dokumentów według struktury odpowiadającej organizacji firmy,
• nadawanie statusów dokumentom i opisywanie ich własnymi cechami (atrybutami),
• szybkie wyszukiwanie dzięki możliwości filtrowania według zdefiniowanych atrybutów, statusów czy powiązań.

3. Uprawnienia i bezpieczeństwo danych
• precyzyjne definiowanie uprawnień operatorów: dodawanie, edycja, podgląd, usuwanie,
• możliwość ograniczenia dostępu do wybranych katalogów lub grup dokumentów,
• pełna kontrola nad tym, kto może przeglądać i przetwarzać określone dokumenty.

4. Dokumenty firmowe i dokumenty wspólne
• dokumenty firmowe – widoczne tylko w konkretnej bazie firmowej,
• dokumenty wspólne – przechowywane w bazie konfiguracyjnej i automatycznie udostępniane we wszystkich bazach firmowych powiązanych z konfiguracją.

Dzięki tej funkcjonalności biura rachunkowe lub firmy pracujące na wielu bazach danych mogą unikać wielokrotnego wprowadzania tych samych dokumentów. Jedno dodanie dokumentu widoczne jest we wszystkich odpowiednich bazach.

5. Powiązanie dokumentów z elementami systemu
• możliwość kojarzenia dokumentów z kontrahentami, pracownikami, dokumentami księgowymi lub innymi elementami systemu,
• nadawanie statusów oraz etykiet dla lepszej organizacji obiegu.

Zalety korzystania z modułu Obieg Dokumentów:

• uporządkowana archiwizacja i szybki dostęp do dokumentów,
• eliminacja papierowej dokumentacji i zmniejszenie ryzyka jej zagubienia,
• przejrzyste procesy obiegu informacji w firmie,
• łatwiejsza współpraca między wieloma działami lub bazami firmowymi,
• oszczędność czasu dzięki automatyzacji i centralizacji dokumentacji.

Moduł Comarch ERP Optima Obieg Dokumentów to nowoczesne narzędzie, które porządkuje i centralizuje firmową dokumentację, zapewniając jednocześnie bezpieczeństwo oraz wygodny dostęp do wszystkich potrzebnych plików.